Boa parte do que um supermercado vende chega com o ICMS já recolhido pela indústria ou pelo atacadista. É a substituição tributária "para a frente": o fornecedor paga o imposto de toda a cadeia com base em um preço presumido, definido pelo Estado por meio de MVA (margem de valor agregado) ou de preço médio ponderado. A loja, em regra, não destaca ICMS na venda ao consumidor.
O problema aparece quando o preço real de venda fica abaixo do presumido. Isso é comum em categorias de alto giro e margem apertada, em promoções e em encartes. Nesses casos, o imposto recolhido pela cadeia foi calculado sobre um valor que a loja nunca praticou.
O que o STF decidiu
Em 2016, no julgamento do RE 593.849 (Tema 201 da repercussão geral), o Supremo Tribunal Federal fixou a tese de que é devida a restituição da diferença do ICMS pago a mais no regime de substituição tributária para a frente quando a base de cálculo efetiva da operação for inferior à presumida.
Na prática, o Tribunal reconheceu que o preço presumido é uma estimativa, não um valor definitivo. Se a venda real foi menor, o contribuinte substituído, que é o supermercado, pode pedir de volta a diferença. O STF modulou os efeitos da decisão, de modo que ela alcança os fatos geradores posteriores ao julgamento e os processos que já estavam em andamento naquela data.
Em regra, o raciocínio inverso também vale: vários Estados passaram a exigir a complementação do imposto quando o preço real supera o presumido. Por isso o levantamento precisa ser feito com honestidade contábil, item a item, e não apenas nas categorias em que a loja perde.
Como se faz o levantamento
O direito existe, mas ele depende de prova. A Fazenda não devolve valores com base em estimativa; ela exige a demonstração, produto a produto, de que a base presumida foi maior que o preço de venda. Os passos mais comuns são:
- Separar as notas de entrada com ICMS-ST destacado, identificando por item a base de cálculo presumida e o imposto retido.
- Cruzar com as vendas registradas no cupom fiscal eletrônico de cada produto, no mesmo período.
- Apurar a diferença entre o imposto retido sobre a base presumida e o imposto que seria devido sobre o preço real.
- Consolidar por mês e por categoria, já que a apuração costuma ser mensal e pode gerar saldo a restituir em uns itens e a complementar em outros.
Esse trabalho exige integração entre o sistema de frente de caixa, a escrituração fiscal digital (EFD) e a contabilidade. Quando o cadastro de produtos está desorganizado, com o mesmo item sob códigos diferentes, o levantamento perde força probatória. Organizar o cadastro é, portanto, parte do pedido.
O prazo de cinco anos
O pedido de restituição se sujeita ao prazo de cinco anos contados do pagamento indevido, conforme o art. 168 do Código Tributário Nacional. Isso significa que a cada mês que passa, um mês antigo deixa de poder ser recuperado. A loja que nunca fez o levantamento costuma ter um estoque de valores a revisar que diminui com o tempo.
Depende do caso definir o que compensa: em redes com forte peso de bebidas, higiene, limpeza e mercearia seca, o volume costuma justificar a revisão. Em lojas menores, o levantamento pode ser dimensionado para os itens de maior giro.
Via administrativa e via judicial
Há dois caminhos. O primeiro é o pedido administrativo, apresentado à Secretaria de Fazenda estadual com o levantamento e os documentos. A vantagem é o custo menor e a possibilidade de o crédito ser utilizado na própria escrita fiscal, conforme o procedimento de cada Estado. A desvantagem é a dependência do ritmo da fiscalização e das exigências de forma.
O segundo é a ação judicial, indicada quando o Estado nega, demora além do razoável ou impõe condições que não constam da lei. A tese já foi fixada pelo STF, o que reduz a discussão de mérito, mas a prova continua sendo decisiva: sem o levantamento por item, o processo não avança.
O que conferir em Minas Gerais
Minas Gerais regulamentou a restituição e a complementação do ICMS-ST no RICMS/MG, com apuração periódica a partir dos registros da escrituração fiscal. Antes de iniciar, vale conferir três pontos na legislação vigente:
- A forma de apuração exigida (por item, por período e com quais registros da EFD).
- O tratamento de produtos com preço médio ponderado (PMPF), que seguem regra específica.
- A existência de regime especial ou de acordo que altere a sistemática para a sua atividade.
Como as regras estaduais mudam com frequência, a leitura do texto atual é indispensável antes de qualquer cálculo.
Em resumo
Em regra, há direito ao ressarcimento do ICMS-ST sempre que o preço real de venda for menor que o presumido, respeitado o prazo de cinco anos e o dever de provar a diferença por produto. Depende do caso avaliar se o volume compensa o trabalho e qual caminho faz mais sentido, o administrativo ou o judicial.
Este conteúdo é informativo e não substitui a análise do caso concreto.